Stichting Studiehulp Kay-Kok
De Stichting Studiehulp Kay-Kok
Bestuur: Mw. J. du Bois-Minholts, voorzitter
Mw. L.M. Kuijer, secretaris
Mw. R. van der Kroef, penningmeester
Bank : NL06TRIO 0391025457
Vestigingsadres: Jensemaheerd 147, 9735 CK Groningen
Postadres : Postbus 1485, 9701 BL Groningen
Telefoon: + 31654786602
RSIN: 8555.41.143
Beleidsplan 2015/2016
Hieronder beschrijven wij de beleidsplannen voor het
studiejaar 2015/2016 van de nog jonge (in september 2015 opgerichte) Stichting
Studiehulp Kay-Kok. In het binnenkort te publiceren jaarverslag zal
verantwoording worden afgelegd over de activiteiten die geleid hebben tot de
oprichting van de Stichting en van de Stichting zelf.
Doel
Doelstelling voor het studiejaar 2015/2016 is om minstens 5
jongen mensen een beroepsopleiding te laten volgen in Les Cayes. Daarnaast willen
wij dit jaar voldoende fondsen werven om het volgend studiejaar minstens
evenveel en zo mogelijk nog meer mensen een beroepsopleiding te laten volgen.
Dit eerste jaar dat ons project in de praktijk functioneert,
wordt beschouwd als pilot, waarin wij van dag tot dag moeten leren en met een
grote flexibiliteit bereid moeten zijn het project telkens bij te sturen en
zich voordoende problemen op te lossen.
Wie, wat waar, hoe?
Wij willen de studenten 1- of 2-jarige beroepsopleidingen laten
volgen aan de daarvoor door Nickenson St Firmin, onze contactpersoon ter
plaatse, geselecteerde (MBO-achtige) onderwijsinstellingen
in Les Cayes.
De 98 kandidaten zijn in de periode januari-mei 2015 in een
aantal fases geselecteerd. Op basis van de afgenomen test en de interviews bleef
groep van 14 mensen over onder wie wij geloot hebben om de volgorde van kandidaten
te bepalen die we, afhankelijk van de beschikbaren middelen, gaan helpen met hun studie.
Pilot jaar
In Haïti is de realiteit nooit wat zij in eerste instantie lijkt.
Dit betekent dat wij in de praktijk moeten leren en ervaren hoe we de
uitvoering van ons plan het beste aan kunnen pakken.
Daar dit het eerste jaar is dat ons project ook
daadwerkelijk mensen naar school stuurt, gaan we ervan uit dat er met vallen en
opstaan ontdekt zal moeten worden hoe alles in de praktijk uitkomt. Er zal
daarom intensief contact met onze vertegenwoordiger ter plekke, Nickenson St
Firmin noodzakelijk zijn.
Wij zien dit jaar dan ook vooral als pilot, waarin we
ervaring en kennis opdoen voor de komende jaren.
Welke kosten komen voor financiering in aanmerking?
Concreet zullen voor de geselecteerde studenten
1.
De studiekosten betaald worden
2.
De huisvestingskosten betaald worden
3.
Voor zover onze financiën het toelaten zullen tegemoetkomingen
in de kosten van eten en drinken verstrekt worden.
De keuzes worden in deze volgorde gemaakt. Uiteraard zullen
we naar vermogen proberen middelen voor voedingskosten beschikbaar te stellen. Omdat
de studenten immers op kamers moeten wonen aan de ‘vaste wal’ kunnen zij niet
meer mee-eten van moeders pot. En in een stad als Les Cayes is het eten duur.
Omdat er niet zoals in Nederland bijbaantjes te vinden zijn voor studenten (de
beschikbare baantjes worden al door kostwinners vervuld), zijn de studenten
geheel afhankelijk van onze steun. Wij
hopen echter door de leerlingen te stimuleren om samen in te kopen en te koken,
dat deze kosten zoveel mogelijk naar beneden gebracht kunnen worden.
Indien leerlingen zelf (bij familie) onderdak kunnen vinden,
zal het kosthuis een onkostenvergoeding krijgen. Voor de overige leerlingen worden
kamers gehuurd.
Monitoring
In de Kerstvakantie zal een evaluatie van de
studieresultaten van alle leerlingen plaatsvinden. Op grond daarvan wordt
besloten onder welke voorwaarden een ieder verder kan studeren. Aan het eind
van het schooljaar zal een aantal van de leerlingen de studie kunnen voltooien
en een ander deel zal nog een tweede studiejaar moeten volgen. Hun
studieresultaten zullen nauwlettend gevolgd worden, om te kunnen bepalen of zij
in aanmerking komen voor een tweede jaar studiehulp.
Onze contactpersoon ter plaatse
Zoals reeds bleek kunnen we voor het werk ter plaatse
beschikken over de medewerking van Nickenson St Firmin. Hij komt uit Ile a
Vache, en woont in het dorp Kay-Kok en is ca. 25 jaar. Hij is degene geweest
die ons in 2012 heeft gevraagd of wij konden en wilden helpen met het creëren
van mogelijkheden tot het volgen van beroepsopleidingen voor zijn jonge
eilandgenoten. Inmiddels betalen wij hem buiten het project om, uit eigen
middelen een maandelijkse toelage waardoor hij in de gelegenheid is om voor ons
project te ter plekke als uitvoerder, informatieverzamelaar en regelaar op te treden. Hij is goed bekend met de
verschillende opleidingsmogelijkheden in de stad Les Cayes en weet ook de weg
voor het zoeken van woonruimte e.d.
Voorts hebben wij hem een computer en een internetmodem ter beschikking
gesteld en hem geleerd daarmee te werken, zodat we op reguliere basis met
elkaar in contact staan en informatie kunnen uitwisselen. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling dat hij vanuit het
project gefinancierd zal worden, wij hebben hiervoor in de particuliere sfeer
een aparte voorziening getroffen.
Fondsenwerving
Om de continuïteit van het project te waarborgen zal de
fondsenwerving ook dit jaar weer worden voortgezet.
Om het project beter te kunnen profileren bij donateurs en
andere gulle gevers is in september 2015 de Stichting Studiehulp Kay-Kok
opgericht. Deze stichting heeft een eigen rekening geopend bij de Triodos bank
en heeft bij de belastingdienst de ANBI-status aangevraagd, om zo een officieel
erkend goed doel te kunnen worden. Dit laatste zal een gunstig effect hebben
voor het werven van donateurs daar zij hun bijdrage dan van de belasting aftrekbaar
kunnen maken. Deze aanvraag is nog in behandeling.
Een paar belangrijke donateurs die voor het studiejaar
2015/2016 hebben bijgedragen vallen af (sommigen omdat zij een eenmalige
bijdrage hebben toegezegd en één persoon wegens overlijden) Daarvoor in de
plaats zullen nieuwe donateurs worden gezocht, zowel in de particuliere sfeer
als bij daarvoor in aanmerking komende fondsen.
Voorts wordt gewerkt aan crowdfunding. Het doel is om door
middel van een benefietfeest en het gericht benaderen van een aantal
individuele geldschieters (kleine bedrijven, Nederlandse scholen en
particulieren) volgend jaar een bedrag van € 5000,-- in te zamelen. Dit bedrag
zou voldoende moeten zijn om de studiekosten voor het schooljaar 2016/2017 te
dekken.
Financiën
Zoals reeds gezegd is dit een pilot jaar. Wat de werkelijke
kosten per student zijn is nog niet volledig uitgekristalliseerd. Het blijkt in
de praktijk dat er bijkomende kosten opduiken, zodat het er naar uitziet dat de
kosten hoger gaan uitkomen dan aanvankelijk geraamd. Doordat een paar duurdere
studies niet doorgaan, gebruiken we de aldus vrijkomende middelen om die
bijkomende kosten te dekken.
Voor het studiejaar 2015/16 hebben we (in juli 2015) uit
donaties beschikbaar € 4719,--
De school- en inschrijfgelden bedragen 6 x 207 + € 1242,--
De overige kosten zijn op het moment van schrijven nog niet
volledig bekend. Vooreerst hebben we rekening gehouden met de volgende bekende
factoren.
De huishuur is € 315,-- pp/pj , maar daarbij komen nog
kosten voor bedden (€ 200) stoelen (€ 18),
een fornuis en kookpan (€ 27), elektriciteit (€ 10 per maand). Onzeker is of
dit alle kosten zijn.
De vergoeding aan de kosthuizen (meestal familie) van de
studenten die zelf een onderkomen hebben gevonden bedraagt € 115, -- pp/pj.
Hierbij komen nog de maandelijkse kosten voor eten en
drinken. Dit bedrag wordt bepaald op grond van wat er resteert na aftrek van de
overige onkosten. Het streven is om
degenen die op kamers wonen € 50 per
maand te kunnen geven. Hoeveel degenen die bij familie en vrienden zitten nodig
hebben is op het moment van schrijven evenmin duidelijk.
Afhankelijk van de koers tussen euro en dollar kunnen we de
transactiekosten (grotendeels) bekostigen uit het koersverschil als we de
kosten die in Haïti worden gemaakt in euro’s rekenen (transactiekosten ca. € 21,50
per 1000).
De oprichting van de Stichting is uit het fonds zelf
bekostigd even als de kosten van de zakelijke bankrekening en de inschrijving
in het Stichtingen en Verenigingenregister.
Beloningsbeleid
Bestuursleden noch enig ander die op welke wijze dan ook
betrokken is bij de Stichting Studiehulp Kay-Kok ontvangt een beloning of
vergoeding voor de werkzaamheden ten behoeve van de stichting. Onze
contactpersoon ter plekke ontvangt evenmin een beloning of vergoeding van de
Stichting voor zijn werkzaamheden (zie ook onder het kopje ‘onze contactpersoon ter plaatse’). Hij heeft wel de beschikking over een kleine
kas (max. 5% van de begroting) om voorkomende administratieve en dergelijke
kosten te kunnen dekken.
Policy Plan
2015/2016 Foundation educational aid Kay-Kok (English version)
De Stichting Studiehulp Kay-Kok
Board: Mw. J. du Bois-Minholts, president
Mw. L.M. Kuijer, secretary
Mw. R. van der Kroef, treasurer
Bank : NL06TRIO 0391025457
Address: Jensemaheerd 147,
9735 CK Groningen, The Netherlands
Postaddress : Postbus 1485,
9701 BL Groningen, The Netherlands
Telephone: + 31654786602
RSIN: 8555.41.143
Below we describe the Policy Plan for the academic year 2015/2016 of the
still young (founded in September 2015) Foundation educational aid Kay-Kok.
Because by now no annual report is already available, we describe as well what
so far has been done, so that a better picture can be obtained of the
Foundation.
Goal
Objective for the academic
year 2015/2016 is to enable between 5 or 6 young people from the village of
Kay-Kok on Ile a Vache to follow a vocational training in the city of Les Cayes,
Haiti. In addition this year we want to raise sufficient funds to let the next
year at least as much and, if possible, still more people (maximum of 10) follow
a vocational training.
This first year that our
project is active is considered as a pilot year, in which we have to learn from
day to day and with great flexibility we should be willing to adjust the
project time and again solving arising problems.
What, who, where, how?
We want to offer the students
the opportunity to follow a 1-or 2-year
vocational training program (comparable to Dutch MBO schooling level) at selected
suitable educational institutions in the city of Les
Cayes. The actual selection/testing is done by Nickenson St firmin, our onsite
collaborator.
The candidates have been
selected in the period January-May 2015 in a number of phases. After a village-wide
call 98 people who wanted to take part in the written test reported. These
people have been tested and then all were briefly interviewed about their aptitude
and their motivation. On-the-spot testing and interviewing was conducted by our
project collaborator Nickenson St firmin, who was trained and supported by the
Canadian MD Lambert Farand, of the American Kaykok Foundation, who learned
Nickenson St. firmin to do the testing and the interviews. Based on the test
and the interview results a list of 4
categories candidates was compiled, from the best qualified and the most
committed (Group A) to category D with people who were inadequately trained or
had unrealistic expectations. From the group of 25 in category A, there were 11
people opting for a study that is similar to our academic level. These studies
are significantly more expensive (up to 10 x) and longer (up to 7 years) than
the vocational studies on which we primarily want to focus. Among this said group
of 11 candidates, who actually are beyond the capabilities and the goals of our
project, was a number of people who wanted to study medicine. This study takes
7 years which is beyond our project anyway (which is to provide annually during
5 years for a number of 5-10 students financial support for their schooling). So
they had to be excluded from our program not just on the basis of financial
reasons but also on the basis of this latter argument.[1]
Eventually there remained in group A 14 people among whom we have drawn
straws to select a list of 6 candidates that we are able to support with their
studies this year depending on the available amount of money .
Pilot year
In Haiti the reality never is what
it seems at first glance. In practice this means we will have to learn and
experience how we best implement and execute our plans.
As this is the first year that
our project will actually send people to school, we assume that it will have to
be discovered by trial and error how everything will work out in reality. Intensive
and profound contact with our
representative on the spot, Nickenson St firmin, is therefore a prerequisite. Furthermore it will be important to be
flexible and to adjust where and when necessary.
We see this year above all as
a pilot, in which we collect experience and knowledge to build on our project for
years to come.
What costs are eligible?
For the selected students
1. the study fees will be paid
2. the accommodation costs will
be paid
3. as far as our finances permit an
allowance for the cost of food and drinks will be provided.
The choices will be made in this
order. Of course we do our best to collect sufficient resources for food costs.
Because after all the students have to live in rented rooms on the 'mainland'
they can no longer take part in eating from their mothers’ pot. And in a city
like Les Cayes living is expensive. Because there is not as in Netherlands the
opportunity to find part-time jobs for students (the available jobs are already
being fulfilled by heads of households), students are totally dependent on our
support. However, we hope by encouraging the students to buy and to cook
together, that these costs can be brought down as much as possible.
Those students who found themselves a place to live with
family or friends, are being compensated to provide them the opportunity to pay
an compensation to their host. For the other students rooms are being rented.
Monitoring
During the year (after every
examination period) an evaluation of the study results of all students will
take place. On that basis it will be decided under what conditions they can prolong
their study. At the end of the school year some of the students will complete
the study and graduate, and another part will still need a second year to
follow. Their study results will be closely monitored, in order to determine
whether they are eligible for a second year study aid.
Our collaborator in Haiti
As already mentioned for onsite
work we can count on the collaboration of Nickenson St firmin. He originates
from Ile a Vache, and lives there still; he is 26 years of age. He is the one
who in 2012 came up with the question whether we could help with creating
opportunities for vocational training for his young fellow islanders.
Meanwhile we pay him from our
personal funds outside the project a
monthly allowance which enables him to act on site for our project as a
performer, information collector and controller. He is quite familiar with the
different training opportunities in the city of Les Cayes and also knows the
way to find living space etcetera. Apart from that he is able to judge what are
reasonable requests from the students and what prices are correct for rooms,
equipment and food. We have provided him with a computer and an internet modem
and taught him to work with this equipment, so that we are in contact with each
other and can exchange information on a regular basis. It is emphatically not
intended that he ever will be financed by the project, for this we have made a
separate provision in the private atmosphere.
He was in early 2015 trained
to the testing and the interviewing by Lambert Farand, a Canadian medical doctor
who already lives 10 years part time on Ile a Vache, where he executed several aid
projects (such as a primary school, a medical dispensary and a waste collection
program). After they had done the test and first interviews jointly, Nickenson has
successfully completed the work by himself.
Fundraising
To ensure the continuity of
the project the fundraising will continue and will even be intensified again
this year.
To be able to better profile the
project to donors in September 2015 the Foundation
educational aid Kay-Kok (Stichting
Studiehulp Kay-Kok) had been officially
founded. This Foundation opened its own bank account at the Dutch Triodos bank.
A request to get recognition as an official charity organization (ANBI) has
been done at the Dutch Tax Administration. This last will have a beneficial
effect for the private donors because when our project is recognized as such they
can deduct their contribution to us from their tax preparation.
A few key donors who have
contributed for the academic year 2015/2016 regrettably fall off next year (some
because they have promised a one-time contribution and one person because of
death) and in their place new donors will be sought, both in the private sphere
as at eligible funds, though there appear to be hardly funds available for our specific
goal.
We are also working on crowd funding. By organizing a fundraising party in
April 2016 and the focused approach of some relevant small businesses and
individuals, to raise an amount totaling € 7500.-- next year. For this amount we should be able
to let the 3 students with a 2-years program finish their school and to take 2
new persons in 2016/17.
Finance
As already said, this is a
pilot year. What the real cost per student will turn out to be is not yet to
say for sure. We discover now, that all sorts of additional expenses appear, so
it seems that the costs go higher than initially estimated. Because a few more
expensive studies had to be cancelled , we can use these means to cover
additional costs so far.
For this academic year we have
available from donations € 4719.0—(situation
November 2015).
The school-entry fees amounted
4 x 207,-- and 2x 165,-- = $ 1158,--
The other costs are at the
time of writing not yet fully known. But in any case we have taken into account
the following known factors.
The rent amounted $ 315. --pp, but in addition there came costs
for beds (US $ 200) seats (18), stove and cooking equipment (US $ 27),
electricity (US $ 10 per month). 3
persons are staying in the rented rooms. That makes up for US $ 1290,
altogether for an entire year.
The cost for those who stay
with relatives (the other 3) are put at $ 115,--pp.
Moreover there are the monthly costs for food and drinks. This amount this
year will be determined on the basis of what is remaining after deduction of
other expenses. The aim is to give those who live in rented rooms US $ 50-70
per month during 10 months in school (which amount to understanding is reasonable),
but with the resources currently available, this amount will not be met.
Depending on the exchange rate
between the euro and the dollar, we can pay for transaction costs (largely)
from the price difference if we reckon the costs made in Haiti in our calculations in euro’s
(transaction costs ca. € 20 per 1000). This situation might change due to the
market developments.
In addition, the creation of
the Foundation is being paid for on the Foundation account, as will the monthly
charges of the bank account and the
transaction costs of the regular international money transfers to Haiti.
Budget for the academic year 2016-2017
A conservative estimate on the annual costs per student per year (staying
in a rented room) as from 2016/2017 on the basis of our experiences until
November 2015.
School fees $ 225,--
Room rent (incl. beds, chairs,
current) $ 450,--*
Monthly allowance (10 x $ 70) $ 700,--*
____________ +
Total $
1375,--*
10% unforeseen expenses $ 137,50
_____________+
Total per person annually $ 1513,50
x 10 students = $ 15.135,--,
x 6 = 9081*)
* NB:
When people can live with acquaintances or family in Les Cayes, this
will make a price difference of about $ 450,-- per student.
Administration costs
Monthly fee bank account 12x € 8 € 96,--
Monthly transactions costs 12
x € 20 € 240,--
Registration Chamber of
Commerce € 20,--
PM (negative currency exchange) € 500,--
________+
Total annual administration
costs € 356,--
+ PM (500)
Financing scheme 2016/2017 in case we fund 6 students:
Private donations: € 1500,--
Sponsoring/crowdfunding: € 3500,--
Still to find € 5000,--
________+
Total €10000,--
Payment Policy Board members and other collaborators
Everybody working for and collaborating with our Foundation does such voluntarily.
No costs will be restituted what so ever.
[1] Because the test call had not
been entirely clear about who could and who could not participate, there were
people tested, and so expectations have been aroused among them, which did not
in fact fall within our target audience (especially so the candidates aiming at
higher educational levels). This is very regrettable and is due to insufficient
communication between those who made the call for candidates and the project organization.
We will try to find alternative solutions for them outside this project in
order to offer these people at least a helping hand. In particular it is
considered to point out of the way to Cuban universities that have special
grants and programs for Haitian students.
